Als één collega ziek is, ligt een proces stil.
De regels zitten in een Excel en in iemands hoofd. Niemand anders kan het overnemen. Dat is geen personeelsprobleem, maar een bedrijfsrisico.
Procesautomatisering voor MKB-bedrijven
Je weet dat het beter kan.Alleen niet waar of hoe.Daar begin ik.
In elk groeiend bedrijf gaat meer tijd op aan overtypen, controleren en najagen dan iemand bijhoudt. Vaak hangt het aan één collega. Ik zoek uit waar het zit, reken door wat het oplevert en bouw wat loont.
Werkte voor en met
Herken je een van deze signalen?
Als directeur sta je niet elke dag naast het werk. Je merkt de gevolgen: vertraging, fouten en mensen die druk zijn met werk dat eigenlijk vanzelf zou moeten gaan.
Het volume groeit, dus je zoekt er weer iemand bij.
Terwijl een deel van het werk bestaat uit gegevens overtypen van mail en pdf naar het ERP. Dat groeit mee met je omzet, tenzij je het automatiseert.
Je cijfers komen pas maandag, uit drie exports en een Excel.
Iemand plakt elke week hetzelfde overzicht in elkaar. Tegen de tijd dat jij het ziet, is het al oud.
Fouten zie je pas als de klant belt.
Een afwijkende factuur, een verkeerde levering, een vergeten afspraak. Een automatische controle laat afwijkingen zien voordat ze geld kosten.
Meer voorbeelden
Een klant vraagt waar zijn order is. Iemand gaat bellen.
De status staat verspreid over systemen en collega’s. Breng het samen, dan is het antwoord direct beschikbaar.
Bestellen gebeurt op gevoel, of in de Excel van één collega.
Verbruik en voorraad samen geven per artikel een bestelsignaal. Precies dat bouwde ik in de praktijkcase hieronder.
Je weet dat het beter kan. Waarom gebeurt het dan niet?
Niemand heeft er tijd voor.
Je mensen draaien de dag. Verbeteren komt altijd ná de spoed.
Je weet niet waar je moet beginnen.
Wat levert het meeste op? Wat kost het? Zonder getal geen besluit.
Je weet niet wie je moet vragen.
Een softwareleverancier verkoopt zijn pakket. Een adviesbureau laat een rapport achter. Je IT-partner kent je systemen, maar niet altijd je werkvloer.
Zo werkt het: drie stappen, na elke stap beslis jij.
Je zit nergens aan vast. Pas als duidelijk is wat het oplevert, beslis je over bouwen.
Kennismaken
Je vertelt over één proces dat je dwarszit. Lijkt er winst te zitten, dan kom ik langs (60–90 minuten) om het werk te zien en de scope af te spreken.
Je weet of het de moeite waard is om verder te kijken.
Plan 30 minutenHier zie je wat het oplevert
Startplan
Een dag op de vloer met je mensen, twee dagen rekenwerk. Je krijgt de kansen op een rij, de sterkste doorgerekend in euro’s en uren, en een advies: nu, later of niet.
Een besluit op basis van cijfers, niet op gevoel.
Wat zit er in het StartplanBouwen en overdragen
Ik bouw de oplossing, test met de mensen die ermee werken en draag over met documentatie. Vooraf krijg je een offerte.
Een werkende oplossing die niet aan mij vastzit. Jullie, je IT-partner of ik beheert hem.
Praktijkcase
Het bestelproces zat in één Excel en één hoofd. Toen vertrok hij.
Bijna elk bedrijf heeft zo’n proces. Bij deze logistiek dienstverlener ging het om voorraad en nabestellen voor de grootste klant: ±325 artikelen, vier exports, één expert.
Aanleiding
Het bestelproces voor de grootste klant draaide op vier exports, één complexe Excel en één expert. Alleen hij kende alle rekenregels, en hij zou vertrekken.
Wat er nu anders is
De exports worden automatisch ingelezen, gekoppeld en gecontroleerd. Per artikel staat een bestelsignaal klaar, afwijkingen vallen op en de medewerker beslist. Wat eerst een black box in één Excel was, is nu vastgelegd, geautomatiseerd en overdraagbaar.
Bekijk de volledige case
Floris.Van eerste gesprek tot oplevering.
Ik ken de vloer. En de cijfers.
Ik ben Floris. Ik werk al vijftien jaar in de logistiek, aan beide kanten van de tafel: bij opdrachtgevers en bij logistiek dienstverleners. Mijn projecten lagen steeds op het kruispunt van processen, systemen en kosten: van tenders en warehouse-implementaties tot EDI-koppelingen en kostenbesparing met vervoerders.
Ik weet hoe zo’n traject in de praktijk loopt. De vloer wil dat het werkt, IT wil dat het veilig is, finance wil een terugverdientijd en de directie wil een besluit. Ik praat met al die mensen, vertaal het naar cijfers en bouw de oplossing zelf.
Geen accountmanager, geen junior die het overneemt. Van eerste gesprek tot oplevering werk je met mij.
Geen afhankelijkheid van mij. Vooraf spreken we af wie het beheer overneemt. Je krijgt een handleiding en documentatie van de werking, de rekenregels en de gemaakte keuzes.
Startplan
Waar zou ik beginnen als het mijn geld was?
In drie werkdagen breng ik één procesgebied in kaart, zoals orderverwerking, voorraad of facturatie. Je krijgt geen theorie, maar een besluit: welke verbeteringen lonen, wat ze kosten, wanneer je ze terugverdient en wat je beter kunt laten.
Weet je al welk proces je wilt aanpakken? Dan richten we het Startplan op de aanpak en de businesscase, of gaan we direct naar een bouwvoorstel.
- STAP 01
Kansen in kaart
Alle verbeterkansen binnen de scope, elk met een oordeel: nu, later of niet.
- STAP 02
Opties gewogen
De kansrijkste opties, gewogen op opbrengst, haalbaarheid, data en risico.
- STAP 03
Tot 3 businesscases
Opbrengst, investering en terugverdientijd, met de aannames erbij.
- STAP 04
Eén advies
Wat je als eerste doet. Dat kan ook zijn: eerst meten, anders organiseren of niet bouwen.
Zijn er minder dan drie kansrijke opties, dan staat in het rapport waarom.
Niet alleen: kan het?
Vooral: loont het?
Ik reken met jullie eigen cijfers: volumes, uren, kosten en fouten. Vrijgespeelde uren en harde besparing houd ik apart, zodat je weet waar je op kunt rekenen.
- Overzicht én onderbouwingWat nu, later of niet verstandig is, met de redenen erbij.
- Bespreking inbegrepenWe lopen het rapport samen door en kiezen de vervolgstap.
- Vrij om te kiezenMet het rapport kun je verder met mij, je IT-partner of een andere partij.
Praktische vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel me op mijn nummer of plan een gesprek van 30 minuten in.
Wat kost het en wat krijg ik?
Het Startplan kost € 1.495 excl. btw: één dag bij jullie en twee dagen uitwerking, binnen één afgesproken procesgebied. Je krijgt de kansen met prioriteit, tot drie businesscases en één advies, inclusief bespreking. Bouwen is een aparte opdracht met een eigen offerte.
Bekijk de volledige inhoudWe weten al wat we willen. Moeten we dan eerst een Startplan doen?
Nee. Is duidelijk wat er moet gebeuren, dan kan ik direct een bouwvoorstel doen. Is de aanpak of de opbrengst nog onzeker, dan richten we het Startplan daarop: geen kansen zoeken, maar doorrekenen wat het oplevert en hoe je het het beste bouwt.
Hoeveel tijd kost het mijn mensen?
Eén dag waarin ik met een paar mensen praat en meekijk, in blokken die passen bij hun werk. Daarna hooguit wat vragen per mail. De rest doe ik zelf. De opleverdatum spreken we vooraf af.
Moeten we systemen vervangen?
Meestal niet. Ik werk eerst met wat er al is: bestaande systemen, koppelingen en exports. In de voorraadcase draait de oplossing volledig op bestaande exports.
Hoe werk je samen met onze IT-partner?
Je IT-partner kent je systemen, ik breng het werk en de businesscase in kaart. Voor de uitvoering spreken we af wie wat doet. Het Startplan kun je ook aan je IT-partner geven.
Hoe reageren mijn mensen hierop?
Ze denken vanaf dag één mee; zij kennen het werk het best. Het doel is het saaie, foutgevoelige deel eruit, zodat duidelijk is wie de uitzonderingen beoordeelt.
Zitten we daarna aan jou vast?
Nee. Je kunt met het Startplan ook naar een andere uitvoerder. Bouw ik iets, dan leggen we vóór ingebruikname vast wie het beheert: jullie, je IT-partner of ik. Je krijgt documentatie van de werking en de rekenregels. Ondersteuning is optioneel.
30 minuten, één proces
Welk proces kost jullie elke week het meeste tijd?
Vertel hoe het nu loopt. Ik zeg je eerlijk of er winst te halen valt en wat de volgende stap zou zijn. Je hoeft nog niets uitgezocht te hebben.
Plan 30 minuten
Liever bellen? Bel Floris